Rendez-vous

Durée de lecture estimée : 5 min

Créer un rendez-vous

Dans ce tutoriel, vous verrez comment planifier des rendez-vous via le système de rendez-vous. Le processus suivant pour planifier un rendez-vous commence lorsque vous cliquez sur le bouton «+ Nouveau rendez-vous» situé en haut de la page ou sur le bouton «+» dans le coin inférieur droit de la page. Une fois que vous avez cliqué sur l’un des boutons, une boîte de dialogue «Nouveau rendez-vous» apparaîtra, vous permettant de choisir toutes les informations nécessaires pour créer un nouveau rendez-vous. 

La boîte de dialogue «Nouveau rendez-vous» est divisée en deux onglets: planifier et options

L’onglet Planifier

  • «Planifier»: utilisez ces champs que vous devez remplir dans le volet pour créer un nouveau rendez-vous. «Client (s)», «Service», «Employé», «Date» et «Heure» sont obligatoires et vous devez remplir ces champs pour planifier un nouveau rendez-vous. Il n’y a pas d’ordre spécifique pour sélectionner «Client (s)», «Service» et «Employé», mais avant de pouvoir choisir la date du rendez-, vous devez remplir ces trois champs. Après avoir sélectionné la date, vous pourrez sélectionner l’heure du rendez-vous:
  • «Client (s)»: Ici, vous devez sélectionner le (s) client (s) à qui le service sera fourni. Si le client n’est pas un client existant, cliquez sur le bouton «Créer un nouveau». La boîte de dialogue «Nouveau client» s’ouvrira et vous serez invité à ajouter des détails de base, tels que le prénom, le nom et l’adresse e-mail du client. La création d’un nouveau client est décrite plus en détail dans la section «Créer un client» chapitre. Le client nouvellement créé sera ajouté au rendez-vous. Chaque client sélectionné représente une seule réservation client. Après avoir sélectionné le (s) client (s), vous pourrez configurer le nombre de personnes pour chaque réservation client. Cela peut être utile lorsqu’un client souhaite prendre rendez-vous pour plusieurs personnes. Cela est possible si les services vous permettent d’avoir plus d’un client en même temps. Il est également possible de modifier le statut de réservation de chaque réservation client séparément.
  • «Service»: sélectionnez le service qui sera fourni à un ou plusieurs clients. Une fois que vous sélectionnez le service, il se limitera aux options des employés et des emplacements. Vous ne pourrez sélectionner que les employés affectés à fournir le service sélectionné et les emplacements où ce service est offert.
  • «Employé»: recherchez et sélectionnez l’employé auquel vous souhaitez donner le rendez-vous. La sélection d’un employé se limitera aux options de service et d’emplacement, de sorte que vous ne pourrez sélectionner que les services fournis par l’employé choisi et le lieu de travail de l’employé.
  • «Date»: sélectionnez une disponibilité rendez-vous dedans le sélecteur de. Les dates ne seront pas disponibles tant que vous n’aurez pas choisi le (s) client (s), le service et l’employé. Une fois que vous avez sélectionné la date du rendez-vous, les plages horaires disponibles vous seront proposées dans le menu déroulant «Heure».
  • «Heure»: choisissez l’ heure du rendez-vous parmi les plages horaires disponibles.
  • «Catégorie de service»: Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, il vous sera plus facile de sélectionner le service en filtrant les services de la catégorie choisie.
  • «Emplacement»: bien que ce champ ne soit pas obligatoire, il vous sera plus facile de sélectionner les employés qui travaillent à l’emplacement sélectionné. Le champ n’est pas visible si vous n’avez pas au moins un emplacement créé.
  • «Notifier le (s) client (s)»: Lorsque cette option est cochée, une notification contenant les informations récapitulatives du rendez-vous réservé sera envoyée après l’enregistrement de ce rendez-vous
  • «Note (interne)»: Ici, vous pouvez écrire une note rapide pour prêter attention aux besoins particuliers des clients. Cette note est interne et n’est pas visible par le (s) client (s).

L’onglet Options

«Options»: après avoir sélectionné «Client (s)», «Employé» et «Service», accédez à l’onglet «Extras» pour ajouter le service supplémentaire. Vous pouvez configurer le supplément pour chaque réservation client. Cochez l’élément supplémentaire que vous souhaitez ajouter au rendez-vous et choisissez la quantité de l’élément supplémentaire. Si un article supplémentaire est facturable, le prix du supplément sera multiplié par le nombre de personnes dans la réservation du client. Si l’élément supplémentaire augmente la durée du rendez-vous, il est recommandé de sélectionner un élément supplémentaire avant de sélectionner l’heure du rendez-vous car la sélection d’un élément supplémentaire dans une durée peut réduire le nombre de plages horaires disponibles.

Modifier un rendez-vous

Il arrive souvent que vous deviez apporter des modifications à un rendez-vous existant. Peut-être que le client doit reporter son rendez-vous, ou peut-être qu’un employé est inopinément absent du bureau. Pour modifier un rendez-vous existant, cliquez simplement sur le bouton «Modifier» à droite du rendez-vous que vous souhaitez modifier.

Cliquez sur le bouton «Modifier» pour ouvrir la boîte de dialogue «Modifier le rendez-vous» dans laquelle vous pouvez modifier les paramètres de rendez-vous. La différence entre les boîtes de dialogue «Modifier le rendez-vous» et «Nouveau rendez-vous» est que la boîte de dialogue «Modifier le rendez-vous» comporte l’onglet «Paiements» où vous pouvez voir et modifier les informations de paiement.

Dans la boîte de dialogue «Modifier le rendez-vous», vous avez la possibilité de replanifier le rendez-vous, de modifier le statut de réservation du client, de modifier l’employé, de modifier le service… Si vous modifiez la date, vous pouvez voir que l’employé sélectionné n’est pas disponible pour la nouvelle date, ou que le créneau horaire sélectionné est occupé. Si cela se produit, sélectionnez simplement un autre employé ou choisissez une plage horaire différente.

Vous pouvez choisir d’envoyer ou non au (x) client (s) une notification par e-mail du changement, une notification en cochant / décochant la case «Notifier le (s) client (s)».

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton «Enregistrer» dans le bas de la boîte de dialogue pour enregistrer vos modifications.

Pour supprimer un rendez- vous de la boîte de dialogue «Modifier le rendez-vous», cliquez simplement sur le bouton icône «Corbeille» et cliquez sur «Supprimer» pour confirmer.

Vous pouvez également cloner le rendez-vous en cliquant sur le bouton icône «Cloner». Il ouvrira une boîte de dialogue «Nouveau rendez-vous» avec les mêmes informations que le rendez-vous dupliqué. Vous devrez choisir une date et un créneau horaire disponible pour le nouveau rendez-vous. La duplication d’un rendez-vous peut être utile lorsque vous êtes en réunion avec un client et qu’il souhaite un rendez-vous de suivi pour le même service et le même employé.

Liste des rendez-vous

La page «Rendez-vous» affiche toutes les informations sur les rendez-vous individuels

Avec l’entrée de recherche, vous pouvez rechercher des rendez-vous par nom du client, nom de l’employé ou nom du service.

Vos rendez-vous peuvent être exportés au format CSV pour la création de rapports. En haut à droite de la page « Rendez-vous », à côté de l’entrée de recherche, appuyez sur l’ icône « Exporter ». Cliquer sur l’ icône «Exporter» ouvre une boîte de dialogue qui vous permet de choisir le délimiteur utilisé pour CSV et de sélectionner les colonnes que vous souhaitez exporter. Lorsque vous êtes prêts, appuyez sur le bouton «Exporter» dans la boîte de dialogue pour télécharger le fichier CSV.

Avec les filtres qui apparaissent en haut de la page, vous pouvez affiner les rendez-vous en fonction de caractéristiques communes telles que la date, les employés, le client, les services ou le statut. Le filtre de date est prédéfini par la période de sept jours à partir de la date actuelle.

Le tableau des rendez-vous est groupé par date et fournit des informations sur les rendez-vous telles que l’heure, un ou des clients, un employé, un service, une durée, un paiement et un statut. Vous pouvez développer un rendez-vous (ligne) en cliquant dessus. Un enregistrement développé affiche les informations sur l’e-mail du client et du numéro de téléphone du client. Vous pouvez utiliser la liste déroulante «Statut» pour modifier le statut de toutes les réservations des clients à ce moment-là. Cliquez sur le bouton «Modifier» pour ouvrir la boîte de dialogue «Modifier le rendez-vous» pour le rendez-vous choisi.

Vous pouvez supprimer plusieurs rendez-vous en même temps en cochant les rendez-vous que vous souhaitez supprimer. La boîte de dialogue apparaîtra dans le pied de page du tableau lorsque vous cochez au moins un rendez-vous que vous souhaitez supprimer. Une fois que vous êtes certain de vouloir supprimer les enregistrements, cliquez sur l’icône «Corbeille» puis sur le bouton «Supprimer».

Réservation des rendez-vous récurrents

Une fois que vous aurez configuré tous les éléments ci-dessus, votre service disposera d’une option permettant aux clients de programmer des réservations récurrentes. Une fois qu’un client choisit le service et passe au calendrier avec les dates disponibles, l’option récurrente sera disponible.

Le client doit choisir la date et le créneau horaire, puis activer l’option « Répéter ce rendez-vous » avant de cliquer sur « Continuer ».

Si l’option « Répéter ce rendez-vous » est activée, le client verra une autre étape dans le formulaire de réservation pour configurer la récurrence (cette étape est présentée ci-dessus dans la partie où les paramètres du service sont expliqués pour chaque type de récurrence).

Une fois que le client aura choisi la récurrence et passé à l’étape suivante, la liste des rendez-vous récurrents s’affichera avec une option pour modifier ou supprimer chacun des rendez-vous récurrents.

Si un rendez-vous n’est pas disponible, l’heure ajustée sera définie et le rendez-vous entier sera marqué afin que le client puisse savoir s’il veut le modifier ou le supprimer.

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