Événements

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Gestion d’un événement

Les événements peuvent être utilisés pour diverses occasions, qu’il s’agisse d’un voyage de base d’un ou plusieurs jours, de la programmation de conférences ou de la mise en place de formations de groupe ou de cours qui se répètent pendant une certaine période. Pour tout ce dont vous avez besoin, vous pouvez créer des événements d’un ou plusieurs jours, qui peuvent se répéter et même avoir un employé assigné qui travaille sur vos services quotidiens.

Commençons par créer votre premier événement. Allez sur la page « Événements », cliquez sur le bouton « + Nouvel événement » ou le « + » en bas à droite de la page, et la boîte de dialogue « Nouvel événement » apparaîtra. Nous allons maintenant passer en revue les options.

– Détails – est le premier onglet pour créer l’événement. Il se compose des options suivantes :

  • Nom – Pour chaque événement, vous pouvez définir le nom de l’événement. Le nom de l’événement sera affiché dans la liste frontale des événements pour la réservation et, pour cette raison, ce champ dans la fenêtre est obligatoire. Outre le nom, vous verrez l’option « Traduire » qui vous permet d’écrire un nom en plusieurs langues et de l’afficher sur le site Web multilingue.
  • Date – « Dates » et « Heures » sont les options que vous utiliserez pour définir le calendrier de votre événement. Si vous avez un événement qui ne dure qu’un jour, par exemple, le 15 juin de 10 à 18 heures, vous définirez les éléments suivants : Dates 15 juin – 15 juin, Heure de 10 h à 18 h. Cependant, si votre événement dure plusieurs jours, vous aurez deux options : (1) si l’événement commence et se termine chaque jour à la même heure, vous créerez une plage de dates dans l’option « Dates » et réglerez « Heures » pour ces dates, (2) si votre événement a des heures de début et de fin différentes selon les jours, vous utiliserez l’option « Ajouter une date » pour régler l’heure spécifique de chaque date.
  • Récurrent – L’option récurrente est là si vous voulez créer un événement qui se répète de temps en temps. Une fois que vous aurez coché l’option « Ceci est un événement récurrent », vous verrez deux nouvelles options : « Répéter l’événement » et « Jusqu’à quand ? », afin que vous puissiez définir la fréquence de répétition de l’événement et jusqu’à quand il sera répété. Veuillez noter qu’à l’heure actuelle, tous les événements récurrents sont affichés comme des événements distincts et comme cela, ils ne peuvent pas tous être réservés en une seule fois par le client. Le client choisit un événement, paie et réserve un seul événement, pas toutes les récurrences.
  • La réservation s’ouvre immédiatement et la réservation se ferme au début de l’événement – ces deux options vous permettent de décider si vous autorisez la réservation à partir du moment où vous créez l’événement et jusqu’au début de l’événement ou si vous définissez des dates spécifiques pour l’une ou les deux options. Par défaut, ces options sont cochées, mais si vous les décochez, vous verrez deux nouvelles options permettant de définir les dates et heures de début et/ou de fin de la réservation.
  • Prix – Vous pouvez définir ici le prix de votre événement. Si vous avez un événement récurrent, vous devez savoir que le prix que vous définissez ici sera pour un événement, et ne sera pas un prix cumulé pour toutes les récurrences, puisque le client peut réserver un seul événement, et non tous les événements récurrents.
  • Activer le paiement d’un dépôt – Cette option vous permet de définir le paiement d’un dépôt pour votre événement. Il ne s’affichera pas lorsque le prix de l’événement est fixé à 0. Vous trouverez une explication détaillée sur la façon de définir les paiements d’acompte ici.
  • Nombre maximal de places autorisées – Vous pouvez définir ici la capacité maximale de votre événement. Si l’événement est complet, son statut passera à « Fermé » et vos clients ne pourront pas le réserver. Pour chaque événement, dans la liste d’événements frontale, vos clients pourront voir le nombre de places libres restantes, qui correspond au nombre de places réservées/nombre maximal de places.
    Permettre d’amener plus de personnes – cette option vous permet de choisir si chaque client verra une option pour sélectionner plus de personnes pendant la réservation ou pas. Par défaut, l’option est cochée, ce qui signifie que le client verra une option lui permettant de sélectionner le nombre de places/tickets afin qu’il puisse acheter une ou plusieurs places. Si vous décochez l’option, le client ne pourra réserver qu’une seule place.
  • Autoriser le même client à réserver plus d’une fois – cette option vous permet de choisir si le même client pourra réserver cet événement plus d’une fois. L’option n’est pas cochée par défaut, ce qui signifie qu’un client ayant la même adresse électronique pourra réserver cet événement plusieurs fois. Si vous ne voulez pas autoriser cela, cochez simplement cette option et si un client essaie de réserver l’événement avec la même adresse e-mail à nouveau, le message sera affiché et la réservation ne sera pas terminée.
  • Sélectionnez l’adresse – Vous pouvez définir ici le lieu de votre événement, qui sera affiché dans la liste des événements du site web. Vous pouvez choisir l’un des lieux que vous avez précédemment créés sur la page Lieux ou vous pouvez sélectionner l’option Adresse personnalisée et la nouvelle option « Adresse personnalisée » s’affichera en dessous, où vous pourrez alors écrire l’adresse personnalisée.
  • Personnel – Cette option vous permet d’affecter des employés à l’événement. L’option n’est pas obligatoire, vous pouvez donc choisir si un employé doit être affecté à l’événement ou non, et vous pouvez également affecter plusieurs employés. Une fois que vous avez assigné l’employé, cela apparaîtra dans son calendrier et cet employé deviendra indisponible pour les réservations de rendez-vous à ce moment-là. Cependant, si un rendez-vous a déjà été réservé et que vous avez programmé l’événement après, l’événement et le rendez-vous seront au même moment, alors faites attention à cela.
  • Étiquettes – Vous pouvez définir ici l’étiquette de votre événement. Ces étiquettes seront affichées sur la liste d’événements du site web afin que les clients puissent filtrer les événements. Il n’est pas nécessaire de créer ces étiquettes. Par exemple, si vous n’avez pas beaucoup d’événements ou si vos événements font partie de la même catégorie, vous n’avez pas besoin de leur ajouter des étiquettes. Si vous ne créez pas de balises, le filtre de balises n’apparaîtra pas dans la liste d’événements frontale et vos clients pourront filtrer les événements uniquement par date. Cependant, si vous avez, par exemple, divers événements tels que des événements sportifs, des conférences, des cours, vous pouvez créer ces étiquettes pour que vos clients puissent les trouver plus facilement.
  • Description – Vous pouvez écrire ici la description de votre événement. Cette description sera affichée sur les détails de l’événement sur le site web. Vous pouvez donc écrire tout ce qui concerne les détails de votre événement, le programme, les notes, etc. Comme pour le nom, vous pouvez également définir la « description » en plusieurs langues en cliquant sur l’option « Traduire » afin de pouvoir afficher les événements en plusieurs langues sur votre site Web.

– Personnaliser – est le deuxième onglet pour créer l’événement.

Il se compose des options suivantes :

  • Galerie d’événements – Ici, vous pouvez ajouter des photos qui seront affichées sur votre événement dans la liste frontale.
  • Couleurs de l’événement – Ici, vous pouvez définir la couleur dans laquelle votre événement sera affiché sur la liste des événements de la page d’accueil. Cette couleur ne sera pas appliquée à l’événement entier, mais aux boutons de l’événement, du calendrier et du prix. Vous pouvez choisir une des couleurs prédéfinies ou vous pouvez ajouter une couleur personnalisée en écrivant son code.

*Remarque : la couleur du compteur rotatif principal, la couleur du texte et la couleur de la pagination peuvent être modifiées sur la page principale de personnalisation en choisissant une autre « couleur primaire ».

  • Afficher l’événement sur le site – Cette option vous permet de décider si vous souhaitez afficher votre événement sur la liste des événements de votre site. Peu importe que la réservation de l’événement soit ouverte ou fermée ou que l’événement soit annulé ou complet, vous pouvez choisir ici si vous souhaitez l’afficher sur la liste de vos événements.

Travailler avec la liste des événements

Dans la liste des événements, vous pouvez suivre tous vos événements, qu’ils soient ouverts à la réservation, annulés ou fermés. La liste des événements vous offre la possibilité de filtrer les événements par date ou plage de dates et de rechercher l’événement par son nom.

Dans la liste des événements, vous pouvez voir la date et l’heure de chaque événement, le nom de l’événement, le nombre de places réservées par rapport au nombre total de places, la marque récurrente, la date d’ouverture et de fermeture de la réservation et le statut actuel de l’événement. La liste fonctionne de telle manière que si vous créez un événement qui dure plusieurs jours, le même événement sera affiché pour chaque date.

À côté du statut de l’événement, vous verrez deux options : « Participants » et « Modifier ». En cliquant sur le bouton « Modifier », vous ouvrez la boîte de dialogue « Modifier l’événement » dans laquelle vous pouvez modifier tous les paramètres de l’événement. Si l’événement est récurrent, une fois que vous aurez cliqué sur « Enregistrer », il vous sera demandé si vous souhaitez enregistrer ces modifications uniquement pour l’événement en cours ou pour tous les événements suivants. Vous pouvez également dupliquer un événement dans la fenêtre d’édition, en cliquant sur le bouton « Dupliquer ». Une boîte de dialogue « Nouvel événement » s’ouvre alors avec les mêmes informations que l’événement dupliqué. Vous pouvez soit l’enregistrer et créer le même événement, soit modifier les informations que vous souhaitez dans la fenêtre pour ce nouvel événement avant de l’enregistrer.

En ce qui concerne l’option « Participants », vous pouvez ajouter de nouveaux participants à l’événement en utilisant l’option « Ajouter un participant » et voir la liste des participants qui ont réservé l’événement. Lorsque vous ajoutez un nouveau participant, vous pouvez choisir un client ou en créer un nouveau, choisir le nombre de personnes accompagnant ce client et ajouter un coupon si vous souhaitez réduire le prix de la réservation. Les coupons créés pour cet événement seront les coupons disponibles dans la liste. Dans la liste des participants, vous pouvez modifier le statut de chaque participant et le supprimer. En cliquant sur la flèche, vous pouvez voir le mode de paiement, l’option « Supprimer » qui vous permet de supprimer un seul participant et l’option « Modifier le participant » qui vous permet de modifier le participant et ses informations ajoutées dans les champs personnalisés. De plus, pour ceux qui ont une grande liste de participants, nous avons créé l’option « Rechercher » afin que vous puissiez facilement trouver l’un d’entre eux.

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