Employés

Durée de lecture estimée : 7 min

Gérer un seul employé

Commençons par créer le premier employé. Accédez à la page du «Employés», cliquez sur le bouton «Ajouter un employé» ou sur le bouton «+» en bas à droite de la page et la boîte de dialogue «Nouvel employé» apparaîtra. Nous allons maintenant passer par les options:

– Détails – est le premier onglet pour créer l’employé.

Il se compose de:

  • Photo de l’employé – pour chaque employé, vous pouvez définir la photo qui sera visible des deux côtés du système – pour que vous ou votre responsable puissiez les différencier facilement, et sur votre site Web pour que vos clients ou les clients puissent les voir.
  • Le Prénom, le nom et l’ adresse email -sont des champs obligatoires pour chaque employé. Notez que vous ne pouvez pas avoir deux employés avec le même e-mail – si vous entrez le même e-mail une deuxième fois et essayez d’enregistrer l’employé, vous verrez une alerte rouge sous l’option e-mail qui vous informe d’un e-mail déjà existant.
  • Emplacement – Cette option n’est pas toujours visible:
    • Si vous ne créez pas d’emplacement, l’option d’emplacement n’apparaîtra dans aucun paramètre et ne sera pas non plus visible dans cette fenêtre. Supposons que votre entreprise exerce ses activités dans un seul endroit et que vous ne souhaitez pas afficher cet emplacement car c’est le seul. Vous pouvez le créer et le masquer, mais cela ne sert à rien. Ainsi, vous pouvez simplement ignorer la création de l’emplacement.
    • Si vous créez un seul emplacement, chaque employé que vous créez obtiendra cet emplacement.
    • Si vos employés fournissent des services à plusieurs emplacements, l’option Emplacement dans la fenêtre Employé devient obligatoire et vous devrez choisir un emplacement pour chaque employé.
  • Numéro de téléphone – Il est facultatif, mais vous avez la possibilité d’ajouter le numéro de téléphone portable de votre employé. Dans les paramètres de notification, vous pouvez activer les notifications par SMS pour les employés, donc si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, vous devez remplir ce champ. Le numéro de téléphone ne sera visible nulle part sur le front-end de votre site Web.
  • Google Agenda – Pour activer cette fonction, vous devez contacter l’équipe Réservasium en cliquez ici.
  • Calendrier Outlook – Pour activer cette fonction, vous devez contacter l’équipe Réservasium en cliquez ici.
  • Visioconférence Google Meet ou Zoom – Réservasium dispose des intégrations Google Meet et Zoom pour les sessions virtuelles, pour l’utiliser, vous devez suivre les instructions indiquées ici.
  • Mot de passe du panneau des employés – Si vous souhaitez utiliser le tableau de bord des employés pour permettre à vos employés de gérer leurs réservations, directement à partir de la page d’accueil de votre site Web, vous pouvez définir un mot de passe pour votre employé ici. Après avoir ajouté le mot de passe, l’employé recevra un e-mail pour accéder au panneau des employés Réservasium.
  • La note est un champ supplémentaire qui n’est pas obligatoire, mais vous pouvez le remplir si vous souhaitez des informations supplémentaires. Cette option ne sera pas visible sur le site Web

Services attribués – C’est ici que vous pouvez vérifier les services fournis par l’employé actuel. Chaque employé peut avoir plus d’un service attribué et il n’y a pas de limite sur le nombre de services qui peuvent être attribués, c’est-à-dire que tous les services peuvent être vérifiés. Une fois que vous vérifiez un service, les entrées de prix et de capacité deviennent disponibles, vous permettant de définir un prix et une capacité personnalisés pour l’employé.

*Remarque: si vous avez attribué un prix et une capacité personnalisés aux employés, soyez prudent lorsque vous modifiez ce paramètre dans le service. Si vous modifiez le prix ou la capacité de ce service, vous verrez un message vous demandant si vous souhaitez appliquer ce paramètre uniquement pour le service ou pour tous les employés affectés. Si vous cliquez pour le modifier pour tous les employés, vous remplacerez les paramètres personnalisés de vos employés.

– Horaires de travail – C’est ici que vous définissez des heures de travail et des pauses personnalisées pour tout employé si cet employé a des heures de travail et des pauses différentes de celles que vous avez définies dans les paramètres globaux de l’entreprise. Vous pouvez choisir différentes heures de travail et pauses pour n’importe quel jour, mais si vous souhaitez définir le même horaire pour toute la semaine, réglez-le simplement pour le lundi et cliquez sur le bouton «Appliquer à tous les jours» et l’horaire du lundi sera copié dans les autres jours.

  • Cliquez sur le bouton + et de nouvelles options s’ouvriront, choisissez l’heure dans l’option «Heures de travail», choisissez les services que l’employé offrira pendant cette période, puis choisissez un emplacement. Il est donc désormais possible de définir différents emplacements pour différentes périodes d’une journée ou plusieurs jours de la semaine. Dans les détails des employés, vous pouvez toujours définir un emplacement par défaut, donc si votre employé travaille sur un seul emplacement, définissez-le simplement dans l’onglet «Détails» et vous n’avez pas à le définir dans les heures de travail pour chaque période depuis l’emplacement par défaut sera automatiquement ajouté à toutes les périodes. Cependant, si vous avez plusieurs emplacements pour un employé, vous pourrez choisir un emplacement pour chaque période que vous créez.

– Jours de congé – Comme c’est le cas pour les heures de travail et les pauses, vous pouvez définir des jours de congé personnalisés pour chaque employé.

Cliquez sur le bouton Ajouter un jour de congé et vous verrez plusieurs nouvelles options. Entrez un nom de jour de congé, une date ou une plage de dates et vérifiez si vous souhaitez que ce jour de congé se répète chaque année. Une fois que vous avez cliqué sur Ajouter un jour de congé, votre jour de congé sera enregistré et, selon qu’il s’agit d’un jour de repos ou d’un jour de congé unique, il sera coloré en orange ou en rouge dans la liste.

– Jours spéciaux – Cette fonction vous permet de définir un ou plusieurs jours pendant lesquels votre employé aura des heures de travail différentes et / ou fournira différents services. Que vous ayez besoin de définir des heures de travail plus courtes ou plus longues pour un seul jour ou une période, ou définir un service différent pour un jour spécifique ou une semaine entière, vous pouvez faire tout cela ici. Une fois que vous l’avez défini, il remplacera les heures de travail générales et l’horaire de service de l’employé, mais il ne remplacera pas les jours de congé.

Cliquez sur le bouton «Ajouter un jour spécial» et de nouvelles options apparaîtront. Dans l’option Date, choisissez une date ou une plage de dates, puis définissez une ou plusieurs périodes avec les heures de travail et choisissez un ou plusieurs services pour chacun d’entre eux dans l’option Service, puis sélectionnez un emplacement spécifique dans l’option Emplacement. Après avoir configuré l’horaire spécial, cliquez sur le bouton «Enregistrer le jour spécial» et cet horaire sera appliqué. Si vous avez des services qui ne sont fournis que de temps en temps (pas sur une base quotidienne ou hebdomadaire), cette fonctionnalité est faite pour vous. Vous pouvez simplement supprimer les heures de travail et utiliser simplement les jours spéciaux, et le calendrier sur le front-end affichera le premier créneau de rendez-vous disponible. Ceci est particulièrement utile pour les services qui se produisent de temps en temps. Les clients n’auront pas besoin de rechercher une date. Au lieu de cela, le mois avec la date disponible sera affiché immédiatement.

*Remarque: les employés peuvent également modifier leurs informations, leur horaire, leurs jours de congé et leurs jours spéciaux.

Une fois que vous avez tout défini, cliquez sur le bouton «Enregistrer» et votre employé apparaîtra sur la page «Employés».

Option Dupliquer, Masquer et Supprimer

Cliquez sur l’employé et la boîte de dialogue «Éditer» apparaîtra avec trois nouveaux boutons dans le coin inférieur gauche: «Dupliquer»«Masquer» et «Supprimer». Alors que les options «Dupliquer» et «Masquer» sont disponibles pour le gestionnaire, l’option «Supprimer» n’est disponible que pour le propriétaire.

L’option «Dupliquer» est la première des trois et vous aide à configurer les paramètres. Si vous avez plusieurs employés avec le même emplacement, des services attribués, des heures de travail et des pauses, vous pouvez facilement dupliquer le premier que vous avez créé et changer simplement le nom, l’adresse e-mail et quelques autres si vous en avez besoin. De cette façon, vous pouvez créer une liste de vos employés beaucoup plus rapidement. Après avoir cliqué pour dupliquer l’employé et confirmé cette action, la version copiée s’ouvrira. La seule différence est que cette version copiée n’entrera pas de courrier électronique, car vous ne pouvez pas avoir deux employés ou clients ou plus avec la même adresse électronique.

Avec l’option «Masquer», vous pouvez masquer temporairement un employé du site Web, sans qu’il soit nécessaire de le supprimer définitivement. Vous trouverez cette option juste à côté du bouton «Dupliquer» dans la boîte de dialogue «Éditer». Lorsque vous masquez un employé, il sera toujours visible avec un signe caché, mais il ne sera pas visible sur votre site Web.

*Remarque: si vous masquez un employé qui était le seul affecté au service et / ou à l’emplacement, le service et / ou l’emplacement seront également automatiquement masqués.

Vous pouvez utiliser l’option «Supprimer» lorsque vous souhaitez supprimer définitivement un employé. Vous avez deux options pour le faire:

  • En cliquant sur l’icône «Corbeille» dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue «Éditer».
  • En le sélectionnant dans la liste des employés puis en cliquant sur l’icône «Corbeille» dans le coin inférieur gauche de la page Employés.

Dans tous les cas, vous pouvez supprimer des employés sans rendez-vous ou avec uniquement des rendez-vous dans le passé, mais vous ne pouvez pas supprimer les employés qui ont des rendez-vous dans le futur. Une fois que vous avez cliqué sur un bouton de suppression, vous verrez un message qui vous informera du nombre de rendez-vous et de la possibilité de les supprimer.

*Remarque: si vous supprimez un employé qui a eu des rendez-vous dans le passé, ces rendez-vous seront également supprimés.

Travailler avec la liste des employés et la page de recherche

Vous pouvez avoir un ou autant d’employés que vous le souhaitez, et vous pouvez choisir comment les afficher sur le système, et les rechercher ou les trier facilement. Ceci est particulièrement important pour les entreprises comptant un grand nombre d’employés.

Sur la page «Employés», vous avez plusieurs options de recherche: par nom, par service, par emplacement, et deux options pour les trier par nom: croissant et décroissant. Ces options faciliteront votre recherche dans les situations où vous avez un grand nombre d’employés.

Il existe également deux options pour afficher les employés sur la page: 

  • La vue Grille (qui est une option par défaut)
  • La vue Liste

Dans les deux, vous verrez un statut de disponibilité pour chaque employé, son nom, son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Dans la vue de liste, vous avez une option supplémentaire – pour marquer et supprimer plusieurs employés à la fois.

Panneau des employés

Le panneau des employés vous permet d’offrir à vos employés un moyen facile de gérer leurs rendez-vous et événements et de modifier leur profil à partir de la page d’accueil. 

Par défaut, les employés peuvent :

  • Voir leurs propres rendez-vous et événements
  • Configurer leurs services – cette option permet aux employés d’attribuer des services et de définir leur propre capacité et prix pour chaque service.
  • Configurer leur horaire – cette option permet aux employés de définir leurs heures de travail et leur horaire spécifique pour chaque service et chaque lieu.
  • Configurer leurs jours de congé – cette option permet aux employés de définir leurs jours de congé.
  • Configurer leurs jours spéciaux – cette option permet aux employés de créer des jours où ils auront un autre horaire de travail spécifique que celui défini dans les heures de travail pour chaque semaine.
  • Gérer leurs rendez-vous – cette option permet aux employés d’ajouter de nouveaux rendez-vous ou de modifier ceux qui leur sont attribués.
  • Gérer leurs événements – cette option permet aux employés d’ajouter de nouveaux événements ou de modifier ceux qui leur ont été attribués.

*Une remarque : l’option permettant d’accéder au profil de l’employé ou de se déconnecter se trouve lorsque vous cliquez sur la flèche située à côté de l’adresse électronique de l’employé dans l’en-tête (voir l’image ci-dessous).

Cet article vous a-t-il été utile ?
Vous n'aimez pas 0
Vues : 10
Précédent : Emplacement
Suivant : Événements
Retour haut de page
Vous avez des questions ? Consultez notre base de connaissances.